Come si preparano i documenti italiani per le autorità di Dubai?

Quali documenti servono

Nelle pratiche societarie: visura, statuto, delibera di partecipazione, documenti dei soci e degli amministratori.

Nelle pratiche personali: certificati di stato civile, titoli di studio, documenti di identità. Nei procedimenti: procure con poteri espressi.

L'elenco esatto lo fissa l'autorità che riceve, ed è la prima cosa da chiedere prima di avviare le pratiche in Italia.

Per gli atti destinati alle corti la procura deve indicare poteri espressi, perché il Federal Decree-Law No. 34 of 2022 riserva agli advocates iscritti al Roll il deposito degli atti: una procura generica non consente il conferimento dell'incarico.

La legalizzazione

Gli Emirati non aderiscono alla Convenzione dell'Aja del 1961: per gli atti italiani l'apostille non basta e serve la legalizzazione, prima in Italia e poi presso l'ambasciata degli Emirati a Roma.

In Italia la prima legalizzazione è rilasciata dalla prefettura per gli atti amministrativi e dalla procura della Repubblica per quelli notarili e giudiziari; negli Emirati segue l'attestazione del ministero degli esteri.

La legalizzazione certifica l'autenticità della firma e la qualità di chi ha sottoscritto, non il contenuto dell'atto: un documento legalizzato può comunque essere respinto per requisiti di merito o per data di emissione troppo risalente.

La traduzione

La traduzione deve essere eseguita da un traduttore accettato dall'autorità ricevente: una traduzione asseverata in Italia può richiedere un passaggio ulteriore in loco.

Per gli atti destinati alle corti onshore la lingua è l'araba, e la versione tradotta diventa il testo su cui il giudice lavora.

Conviene chiedere in anticipo al corrispondente locale quale traduttore usare, perché il rifiuto per traduzione non conforme è frequente.

Va chiarito anche chi sostiene i costi della traduzione quando i documenti sono numerosi: nelle pratiche societarie con più soci il fascicolo supera facilmente le decine di pagine, e la voce incide sul preventivo complessivo.

La validità temporale

Molte autorità accettano solo documenti emessi da poco: una visura di mesi prima viene spesso respinta, e rifarla significa ripetere legalizzazione e traduzione.

La data di emissione accettabile va chiesta prima di avviare la catena, perché è la variabile che fa saltare i calendari più spesso di qualunque altra.

Conviene predisporre due copie complete di ciascun documento: una resta depositata presso l'autorità o la corte, l'altra serve per le pratiche parallele — banca, licenza, permessi disciplinati dal Federal Decree-Law No. 29 of 2021.